数电票时代，怎样合规管理电子会计凭证档案

开灵科技电子会计档案系统针对企业会计档案管理升级的需求，为企业会计档案采集、归档、借阅、销毁全流程的数字化管理提供支撑，实现会计凭证、账簿、报表等各类档案资料的全覆盖。

01企业会计档案管理现状

收集

▪前端业务文件多，没有统一的收集标准，收集负担重；

▪电子文件增长快，手工收集整理效率低，整理易出错；

▪文档和数据存放在各个部门和系统中，无法统一收集。

管理

▪档案归档缺乏监督机制，鉴定销毁缺乏技术支持；

▪电子档案与纸质档案管理脱节纸质档案管理成本高；

▪档案编号著录校对全部人工处理，耗时耗力且不统一。

利用

▪档案查找不方便，借阅周期长，档案利用效率低下；

▪纸质档案存放周期有限，存放环境严格，容易损坏；

▪档案数据相对孤立封闭，难以融入业务和数据共享。

安全&存储

▪缺乏加密、备份等管控机制，档案数据安全难保证；

▪海量数据存储借阅过程中导致部分数据缺失难查证；

▪各地档案安全管理执行不到位缺乏系统安全机制。

02开灵科技电子会计档案产品能力

报销入账归档全流程管理，电子档案在线保管

在财务会计凭证中，无论是线上电子票据文件，还是纸质发票文件，统一通过影像文件形成电子化数据文件，按照电子会计档案管理规范，实现报销入账归档。

费用报销单转记账凭证，电子档案在线接收

开灵会计档案不仅可以管理自身系统中的会计数据档案，还可以管理来自于财务系统、费控系统、其他异构系统中的电子票据文件，统一归档于档案系统，形成防篡改的记账凭证。

电子会计凭证元数据管理，电子档案在线接收结果

元数据的管理对电子会计凭证的真实性、完整性、安全性以及审计追踪等至关重要，因此必须要建立电子会计档案的元数据规范。

归档目录结构及元数据，电子档案在线保管

电子档案支持在线保管、支持查看、设置归档目录及元数据，按照全宗、档案分类进行归档数据的管理工作，归档后电子档案存储在“档案库”。

03支持全流程、多方位档案管理需求

会计资料的采集：支持本地上传、扫描、接口传输等方式收集全档案数据（记账凭证、原始凭证：如报销单据、电子发票、电子票据，及影像文件、账簿资料、报表资料等），通过和业务系统对接，实现档案相关数据之间的自动关联，让企业档案数据100%归档。

会计档案整理：对收集到的会计资料进行数据处理，分类组装档案元数据及其附件文件，同时加密数据信息，并进行板式文件格式转换、完成组卷归档，通过灵活定义档案门类，可以根据年份、类型、全宗、项目号多种维度进行自定义设置，并且能按国家标准规范进行建立全宗卷。

会计档案利用：针对海量数据，档案管理系统提供了多种检索方式，包括全文检索、条件检索、元数据检索来定位目标文档。员工可以在借阅列表中检索，选择需要借阅的文件加入借阅流程，也支持在借阅期内发起续借申请，可延长借阅周期。

会计档案鉴定：档案系统中的鉴定类型一般分为四种，开放鉴定、保管期限鉴定、密集鉴定、销毁鉴定等。系统能够按照预先设置好的处理规则，自动提醒档案到期，档案管理员可以选择一批需要鉴定的档案，批量进行处理。

会计档案销毁：当鉴定流程结束后，系统会自动将鉴定结果为无价值的档案归入待销毁库。档案管理员定期执行销毁动作，销毁后的档案可以直接删除，也可以根据预设的规则进入回收站，这样的当时避免有些档案被错误处理，最大限度的保证用户档案信息资源的安全。

选择开灵科技电子会计档案，节约档案管理成本，挖掘档案数据价值。支持发票信息的自动识别验真，建立原始凭证与记账凭证的数据关系，提供纸电档案双重管理。如果您的企业想要了解或想要着手建设电子会计档案系统，欢迎与开灵科技联系！

北京开灵科技有限公司——企业财税数字化解决方案服务商。

开灵科技根据企业需求，提供销售管理系统、采购管理系统、销项开票系统、进项收票系统、影像管理系统、财务入账系统、电子会计档案、数电乐企接口等业务的解决方案，专业、高效的助力企业财税数字化管理转型升级。

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